|
Эта статья будет целиком посвящена тайм менеджменту. Я расскажу, как можно грамотно разделить свое время, чтобы все успеть сделать на неделе, или как минимум, чтобы эффективно выполнить наиболее важные задачи. Начну с истории. Многие, кто используют техники GTD или тайм менеджмента вообще, по сути занимаются разбиением целей на задачи и планированием их выполнения во времени. Одно время, когда я только начинал разбираться в области тайм менеджмента, я все делал довольно просто ? на каждую неделю готовил список задач, которые успею выполнить, потом планировал их выполнение в календаре по дням. Но вот беда ? эффективность такого разбиения была очень низкой. Я закрывал неделю за неделей с выполнением максимум 50% от всех поставленных задач. Почему так происходило?
Я видел эту проблему и пробовал бороться с ней разными способами. Увеличивал свою производительность ? изучал новые методики, приобретал новые навыки, но все это давало лишь небольшой прирост производительности.
Самое интересное, что даже если я ставил количество задач на неделю, заведомо меньшее, чем мог бы реально выполнить ? даже в этом случае я не мог добиться 100% выполнения задач. Это начинало становится навящивой идеей и сильно нервировать.
Проблема усугублялась тем, что ни одна из методик тайм менеджмента не отвечала мне, почему так происходит!
Как это обычно бывает, настал тот момент, когда я начал приближаться к разгадке этого вопроса. В еженедельном анализе личной эффективности я заметил, что проблемы начинают возникать в тот момент, когда срывается срок выполнения какой-то отдельной задачи. Начиная с этого дня, задачи начинают сильно ехать по срокам и ближе к концу недели они уже сильно не укладываются в отведенное оставшееся время. Я начал смотреть более внимательно, и понял, что проблема в том, что у меня нет понимания, когда и на что я могу тратить время дня.
Что делать, когда задача выходит за рамки назначенного на нее времени? Здесь не важна причина ? отвлечение на другие срочные задачи или проблемы оценки времени ? проблема в том, что непонятно, что делать дальше. То есть вы видите, что на следующий день у вас уже запланированы какие-то задачи. Нужно делать их? А если приоритет у просроченной задачи выше, то тогда делать все-таки ее? Из-за этих вопросов возникала неопределенность, из-за которой вся последующая неделя и шла наперекосяк. Нужно было что-то делать, и я придумал интересную схему ? достаточно просто разбить время дня на блоки, которые отведены на выполнение задач только определенной жизненной области. Вот, как это выглядит на практике:
Я разделил все свои задачи на несколько больших областей жизни. Это:
1) физические задачи,
2) духовные задачи,
3) задачи карьеры,
4) задачи собственного бизнеса,
5) семейные задачи
6) другие задачи, связанные с ежедневной рутиной, например обеды, поездки и так далее.
После того, как у меня появился этот список, я открыл электронный ежедневник и посмотрел на время одного дня. Свой день я начинаю с 6 часов утра и заканчиваю в 22 часа. Поэтому у меня есть 16 часов активного времени в день.
1) На физическую практику я выделил время с 6 до 8
2) Далее идет 1.5 часа рутины
3) Следующие 5 часов (плюс в середине полчаса на обед) ? на карьеру
4) Следующие 3 часа ? на собственный бизнес
5) Затем 3 с половиной часа на семейные нужды и вечернюю рутину
6) Завершает день полчаса духовных практик.
Когда я разбил день на эти блоки, я начал работать с ними следующим образом. В отведенный блок времени я выполняю задачи, связанные только с выбранной областью.
Если отведенное время заканчивается, а я не успеваю решить задачу, то я ее переношу на следующий блок этой области жизни.
Если на такой блок уже назначена другая задача, то я сравниваю приоритеты этих задач и работаю над той, чей приоритет выше.
Если я выполнил задачу, а время в блоке осталось, то я его могу объединить либо со следующим блоком, либо начать выполнять новую задачу в рамках жизненной области этого блока.
По описанию может казаться слишком замороченным, но на самом деле процесс очень прост, и принятие решения занимает не более пары секунд (при условии, что перед глазами открыт файл с задачами).
Вот пример: на понедельник у меня назначена задача ? провести встречу с представителями клиента и подготовить протокол встречи. На задачу выделено 3 часа. Задача находится в жизненной области ? карьера. В плане эта задача стоит в блоке "Карьера". Когда я начал работать над задачей, оказалось, что мне удалось его завершить за 1.5 часа. У меня осталось еще 1.5 часа временного блока "Карьера". Я помню, что в прошлый день у меня не была завершена задача ? подготовка плана проекта, на которую я запланировал 4 часа, но по факту оказалось, что на ее выполнение мне потребуется еще 1 час. Приоритет у этой задачи был установлен ? 4.5. Я заглядываю в файл задач по карьере и вижу, что у плана ? самый высокий приоритет у оставшихся задач этой области. Я перехожу к задаче по составлению плана проекта и решаю
ее. У меня остается еще полчаса блока времени "карьера". Далее за этим блоком следует блок "Бизнес". Я помню, что сегодня с утра звонила жена и просила отвезти ее куда-то, поэтому вечером я могу потратить на задачи бизнеса на полчаса меньше, чем планировал. Поэтому оставшиеся полчаса блока "карьера" я переношу в блок "бизнес" и начинаю выполнять ту задачу из этой области, которая у меня идет по плану.
Если вы работаете с календарем Google, то можете облегчить себе планирование, если создадите дополнительный календарь другого цвета, в котором поставите на каждый день блоки по жизненным областям ? в виде повторяющихся на каждой неделе задач. На время планирования включайте видимость этого параллельного календаря и ставьте задачи, потом, когда вся неделя будет распланирована, отключайте видимость этого календаря и работайте со своими поставленными задачами.
Что у меня получилось в итоге? Я повысил эффективность выполнения поставленных на неделю задач от 80% и выше.
Краткий итог: если вы не можете выполнить больше половины поставленных задач в неделю или просто хотите повысить собственную личную эффективность, используйте разбиение времени дня на блоки по областям своей жизни и работайте по той схеме, которую я описал в статье ? это поможет вам продвинуться в личностном росте.
Что вам стоит делать сейчас? - Начать с малого: изучить мою методику управления временем, или сотни других аналогов. У всех из них есть свои плюсы и минусы. Но основная проблема не в методиках ? основная проблема в вас самих. Проблема в том, чтобы сделать усилие над собой и начать работать ? сделать первый шаг.
|
